О презентациях просто

комментарии (6)
версия для печати

Презентации бывают очень разными в зависимости от целей, стоящих перед выступающим, средств, которыми он или она владеет, аудитории… Критериев оценки множество. Чтобы не пытаться объять необъятное и чтобы не пробовать шапкой вычерпать море, я решила остановиться на двух видах: презентации для прессы и презентации для партнеров, будь то партнеры по бизнесу, поставщики или клиенты.

Презентации для прессы

Пресс-конфереция – это мероприятие, которое всегда проходит под пристальным вниманием конкурентов, когда любое слово, любой промах выступающего может быть использован против самого выступающего. Неумело организованная презентация – убедительное свидетельство отсутствия профессионализма и, соответственно, ненадежности бизнеса.

Время проведения:
Продолжительность: выгоднее ограничить мероприятие 1,5-2 часами.
Точное время: презентацию лучше проводить после обеда, примерно в 15 часов. Это даст гостям возможность справиться со своими утренними делами, а организаторам – позаботиться о последующем коктейле или фуршете.

Регламент:
Приветственное слово: обычно открывает и ведет презентацию один из руководителей PR-службы или отдела маркетинга. Ведущего хорошо бы выбрать заранее. Именно он представляет руководителей и специалистов, которым впоследствии и предстоит отвечать на вопросы.

Демонстрация компании: аудио-информация воспринимается лучше, чем напечатанный текст, а видео – лучше, чем аудио. Вместо того, чтобы нудно рассказывать, чем же компания замечательна, лучше показать 10-15-минутный фильм.

Выступления: 30 минут обычно достаточно. Дальше гости начнут уставать.

Вопросы-ответы: оставшееся время отводится ответам на вопросы.
Подарки: по окончании презентации участникам вручают сувениры. Без вездесущих ручек с фирменными логотипами вряд ли удастся обойтись, но не забывайте проявлять фантазию.

Организация пространства:
Демонстрация товаров на презентации является убедительным средством рекламы. Особенно это относится к демонстрации работы программных продуктов или функциональности и основных особенностей разработанного сайта. Дайте потенциальным покупателям, инвесторам и представителям прессы убедиться в достоинствах вашего продукта: производительности, качестве, инновационности. В холле поставьте несколько компьютеров для демонстрации, используйте проекторы. Не забывайте о том, что оформление помещения лучше сделать в корпоративном стиле или стиле представляемого продукта.

Очень важно вовлечь посетителя в совместные действия. Намного интереснее один раз потрогать руками и лично оттестировать функционал, чем слушать бесконечные рассказы о том, как «это будет хорошо».

Презентация для партнеров

Время проведения:
Точное время: не стоит назначать презентацию на раннее утро, когда мысли текут медленно, а организм на рабочий лад еще не настроился. Не стоит назначать ее и на конец рабочего дня, когда за плечами много переделанной работы. Оптимальное время – в 10 часов утром или в 14-15 днем.

Хороший тон: считается, что за день до мероприятия нужно созвониться с приглашенными и уточнить, в силе ли договоренности и не произошли ли какие-то непредвиденные изменения.

Хитрости:
Во время презентации не стоит рассаживать свою команду по одну сторону стола, а чужую – напротив. Это больше напоминает допрос, а не деловые переговоры. Самый лучший вариант – когда люди, представляющие обе высокие договаривающиеся стороны, перемешаются друг с другом.

Отрепетируйте все ваши действия заранее, однако никогда не произносите речь «по бумажке». Вы тем самым втиснете себя в жесткие протокольные рамки, которые помешают вам, если разговор вдруг примет неожиданное направление.

Самое главное – слушайте собеседников. Расскажите второй стороне о ваших собственных слабых моментах, прежде чем ваши собеседники сами обратят на них внимание. Таким способом вы успеете завоевать их доверие к тому моменту, когда вы начнете указывать на ваши плюсы.

На следующий день после презентации отправьте письмо (размером не более трех страниц), в котором суммируйте все результаты переговоров. Это поможет не забыть о том, о чем вы договорились.

Несколько советов для выступающих

Подготовка: изучите вашу аудиторию. Слушатели будут ловить каждое ваше слово, если вы будете рассказывать или что-то для них новое, или что-то, позволяющее по-другому посмотреть на известные факты. Неинтересные доклады на избитые темы не вызовут положительной реакции, каким бы замечательным докладчиком вы бы не были.

 Отрепетируйте хотя бы один раз речь от начало до конца. Это позволит вам спланировать время вашего выступления. Физиологи заметили, что дольше пяти минут человеку трудно концентрироваться на чужой речи. Используйте эти минуты с максимальной пользой.

Юмор: как бы ни была серьезна и академична ваша тема – пара шуток для переключения внимания слушателей не помешает.

Ключевые пункты: напишите на листочках тезисы своего выступления, совпадающие с планом презентации. Один тезис на один листочек. Это поможет не выступать «по бумажке» и говорить свободно.

Мимика и жесты: ваши движения должны быть плавными, лицо расслабленным, спокойным и естественным. Впечатление о выступающем создается в первые минуты. Для того чтобы заинтересовать публику своей речью, а не внешним видом, двигайтесь уверенно и не спешите. Говорите медленно… А потом послушайте, как вы говорите, и начните говорить еще медленнее.

Грамотность речи: хорошие ораторы могут говорить на любую тему любым языком. Они, как хорошие актеры, варьируют свои роли. Если вы ощущаете, что выступления пока для вас непривычны, и вы так или иначе стесняетесь аудитории, не рискуйте лишний раз, не используйте жаргонизмы и сленг. Говорите просто. Короткими предложениями. Не обрывайте фразы на полуслове.

Установление зрительного контакта со слушателями: зрительно разделите аудиторию на несколько равных зон. И во время выступления переводите взгляд из одной зоны к другой через некоторые небольшие промежутки времени. Пусть у вас в голове тикают часики, которые каждые три секунды будут сигнализировать вам о том, что пришло время сместить взгляд. Это поможет вам не растеряться, а у человека в зале создаст впечатление, что вы говорите именно с ним. Не забывайте также, что взгляд ваш не должен казаться стеклянным. Он должен быть живой и выразительный, демонстрирующий, что вам интересно и то, что вы рассказываете, и слушатели, которым предназначено ваше выступление.

Не-плавность: монотонность хороша в кабинете у гипнотизера. В своем выступлении используйте логические вставки, например, яркие примеры «из жизни», разбавляя ими текст. Не бойтесь делать паузы. Обычно на слух они намного короче, чем это кажется самому докладчику. Помните, что для выступающего время презентации бежит быстро, а для слушателей – медленно.

Кратко о главном: внимательнее всего вас будут слушать в начале вашей речи и в конце, перед самым прощанием. Поэтому наиболее «горячие» и важные факты лучше озвучивать или на первых, или на последних слайдах. Если информация равномерно подавалась во время всего выступления – сформулируйте краткие выводы. Это поможет тем, кто отвлекся или заснул, хоть что-то запомнить из вашего доклада.

Управление слайдами: поинтересуйтесь заранее, есть ли в выбранном вами конференц-зале дистанционный блок управления презентацией, который позволит вам управлять переключением слайдов. Если такого полезного устройства нет – приведите с собой помощника. Пусть он сработает дистанционным пультом управления.

Оформление: лучше выглядят презентации, в которых текст напечатан темным шрифтом на светлом фоне. Не используйте контрастные и яркие цвета, а также сложные и «грязные» оттенки. У разных проекторов разная цветопередача и то, что выглядело хорошо на вашем рабочем мониторе, не обязательно будет выглядеть точно также в конференц-зале. Не стоит делать шрифт слишком мелким, но и слишком крупным его делать не стоит тоже. Оптимальный кегль – 16-18 пунктов. Не включайте в слайд слишком много текста.

Одежда:
Одежда, прежде всего, должна быть опрятной. Наденьте удобную обувь. Леди лучше не надевать туфли на платформе и высоком каблуке. Возможно, вам придется провести продолжительное время стоя. Главное – чтобы то, что на вас надето, было удобно и не отвлекало внимание.

Не забывайте о том, что ваш внешний вид должен соответствовать случаю. В одежде выбирайте нейтральные цвета, избегайте контрастных оттенков.
Женщинам трудно советовать что-то в плане дресс-кода. Каждая из нас сама себе дизайнер и стилист. Но я все же рискну…

Уважаемые девушки-выступающие, лучше надеть блузки и пиджаки с небольшим вырезом и длинным рукавом, а юбки — средней (к середине колена) длины. Согласитесь, вам скорее всего будет некомфортно, если сидящий в первом ряду хм... упитанный... мужчина будет все ваше выступление смотреть исключительно в область вашего декольте или на ваши оголенные колени… Выгоднее сразу не вводить коллег мужского пола во искушение. Лучше не надевать слишком узкие юбки и брюки, которые будут мешать вам свободно и раскованно двигаться, а также избегать массивных и броских украшений, цепляющих взгляд.

Другие