версия для печатиПредположим, вы хотите послать мне срочный e-mail. Попробуйте нажать кнопку "Отправить" ровно в 10:47. По статистике, каждый день именно в это время мне приходят самые важные письма, и как раз в это время я с наибольшей вероятностью вам отвечу.
Как мне удалось подсчитать все с такой точностью? Достаточно было установить новую программку под названием для организации моего ужасно переполненного почтового ящика.
Среди других полезных функций, Xobni умеет распознавать модели вашего использования электронной почты. Утилита определяет, к примеру, кто является вашими самыми важными собеседниками, в какое время они чаще всего присылают письма и сколько времени занимает написание ответа кому-нибудь другому. Я обнаружил, что наиболее важные для меня послания – от жены, издателей и близких друзей – приходят целыми пачками утром (не самым ранним) и в конце дня.
Это оказалось невероятно полезной информацией. Последние дни, вместо того чтобы оставить почтовый клиент открытым все время и реагировать как собака Павлова на каждый звук о приходе письма, я проверяю почту только во время тех самых часов, в которые я получаю самые важные письма. Оставшуюся и значительную часть дня я могу работать не прерываясь, будучи уверенным в том, что окажусь онлайн, как только начнут приходить самые важные письма.
Искусственный интеллект, помогающий взломать привычный ход вещей – вот это и есть будущее электронной почты.
Уверен, Господь знает о том, что нам нужно лучшее будущее для электронной почты, потому что настоящее терпеть ну никак нельзя! Этот инструмент, когда-то удививший всех повышением продуктивности работы, превратился в один из величайших поглотителей времени в жизни американцев. Исследования показывают, что 77 миллиардов корпоративных электронных писем отправляются ежедневно по всему миру. Ожидается, что к 2012 году их число увеличится более чем вдвое. Radicati Group подсчитала, что мы уже тратим пятую часть дня на работу с электронными письмами. Представьте себе, когда еще через несколько лет это станет занимать 40% времени!
"Это безумие", считает Мерлин Манн (Merlin Mann), автор блога , посвященного тайм-менеджменту и . "Мы отчаянно пытаемся понять, как выкинуть все лишнее, с чем нам приходится сталкиваться каждый день, но это становится все труднее сделать", - говорит он. Манн уверен, что с входящими письмами надо разбираться сразу же – так, чтобы папка "Входящие" всегда была пустой. У меня другой подход, поэтому там сейчас 12 802 письма.
Почему электронная почта так быстро вышла из-под контроля? Думаю, потому что она ассиметрична – невероятно просто отправить письмо, но зачастую чертовски обременительно получить его.
Приведу пример. За одну минуту я могу послать письмо тысяче сослуживцев с просьбой просмотреть документ. Допустим, каждый получатель потратит пять секунд на то, чтобы с отвращением удалить это письмо. И вот, потратив всего одну минуту, я лишу свою организацию 5 000 секунд, то есть одного часа и 23 минут рабочего времени. Таким же предательским явлением можно считать все возрастающий поток незначительных писем – запросов о добавлении во френды, однословных ответов от начальника. Почтовые программы не были предназначены для распознавания всего этого идиотизма, поэтому наши почтовые ящики превратились в бардак, а действительно важные письма оказались пропущены и забыты.
К счастью, за последний год ситуация стала меняться, так как появились снабженные искусственным интеллектом мониторы электронной почты вроде Xobni. Другая программа, которая мне тоже очень нравится, - это , она вычисляет самых ценных твоих собеседников – тех, кому отвечаешь быстро и часто – и помечает письма от них специальными флагами. Программа также обеспечивает отличную сортировку. Если связанная с работой цепочка писем вдруг меняет тему и скатывается до обсуждения новой серии Lost – ее можно прикрыть. С этого момента новые письма в этой цепочке будут отфильтрованы и автоматически удалены.
Как мне кажется, многие из приложений для электронной почты нового уровня еще более проницательны. Они дают возможность заглянуть вглубь себя и понять, когда и кому, как правило, ты пишешь.
После нескольких дней использования этих утилит, я начал замечать, что моя предположительно "важная" почта в действительности была не такой уж важной. Я тратил уйму времени на бесконечное перекидывание писем друг другу, хотя вопрос мог быть решен коротким телефонным звонком. К счастью, Xobni автоматически извлекает телефонные номера из писем, поэтому позвонить оказывается еще проще. Я стал меньше набирать на клавиатуре и больше звонить.
Действительно хорошая программа для работы с электронной почтой способствует тому, что начинаешь реже пользоваться этой самой почтой. Это, похоже, и является наилучшим решением проблемы.
Источник – , перевод - Александр Рыбаков.
