Вставить бейджи по кармашкам

«Да ни за что! - ответил товарищ на мой вопрос о том, собирается ли он посетить одну профильную конференцию, - Все эти мероприятия похожи друг на друга как близнецы-братья, из раза в раз обсуждаются одни и те же темы, те же докладчики и вопросы из зала. Хотя, казалось бы, что может быть проще – сделать интересный ивент…»

Спорить я не стала, хотя и могла: во-первых, IT-конференции не так уж похожи, во-вторых, темы у них самые разные – от интернет-рекламы и социальных сетей до каких-то умных штук, даже названия которых мне ни о чем не говорят. В-третьих, это просто - говорить о том, как все просто, а вот организовать событие так, чтобы все остались довольными – задача не из легких. Как подготовить программу? Как собрать вместе спикеров из конкурирующих компаний, чтобы они не передрались между собой? Какой формат выбрать: офлайн или онлайн? Со всеми этими вопросами мы обратились к организаторам мероприятий.

# # # #

На вопрос, что же является самым сложным, почти все хором ответили: сформировать программу.

«При подготовке программы конференции мы изучаем значимость различных инструментов интернет-маркетинга и на основе этого определяем тематики секций, - рассказал Борис Омельницкий (конференция eTarget) - Нужно заложить в программу именно полезные и актуальные знания, работающие методики и практические приемы работы, желательно - с конкретными примерами. В программу включаются и обзоры инновационных направлений, которые показывают перспективные тренды развития отрасли в целом. Традиционно конференция проходит в марте, подготовительный же этап начинается намного раньше — осенью предыдущего года, когда формируется программный комитет. В него входят представители компаний соорганизаторов и эксперты рынка. Комитет формирует программу, предлагает для обсуждения докладчиков и решает организационные вопросы».

Олег Бунин (Highload++) начинает подготовку к конференциям за полгода. За три месяца начинается период активной подготовки. В последние дни перед конференцией участники организационного комитета принимают по 200-300 звонков в день. «Прежде всего, собираются темы выступлений от всех желающих. Во-вторых, происходит несколько открытых расширенных встреч - приходят активисты, ведь на самом деле программистская тусовка очень узкая - мы все друг друга знаем. И на этих встречах обсуждаются доклады, фиксируются пробелы в программе, темы, которые хотелось бы осветить. Может быть называются конкретные имена, которых я затем приглашаю. Например, на последней встрече мы поняли, что на HighLoad++ нет докладов о тестировании - сообщество поставило мне задачу, я нашел специалистов, которые могут про это рассказать», - говорит Бунин. По его мнению, для того, чтобы докладчик был интересным, он должен сочетать в себе два качества: профессионализм и умение выступать перед публикой.

Павел Рогожин (Profyclub) считает, что качество программы – самое важное при проведении мероприятий, и при этом, к сожалению, именно контент является на сегодняшний день слабым звеном. «Если объективно сейчас посмотреть, то игроков, которые действительно делают качественные мероприятия, и которые при этом не аффилированы - ни деньгами, ни своим бизнесом - их фактически нет. Существуют небольшие группы организаторов, которые проводят одну-две конференции, потом теряют к этому интерес, либо делают что-то в формате баркемпов. Как правило, качество контента и организации на таких мероприятиях тоже оставляет желать лучшего вследствие отсутствия опыта и возможности привлекать действительно качественных спикеров», - говорит Рогожин.

Великий и ужасный?

Финансовый кризис, случившийся год назад вместо грохота Адронного коллайдера, тоже сыграл свою роль. «Новичкам, решившим организовать свое мероприятие, я бы посоветовал не торопиться и сейчас ничего не делать, - говорит Павел Рогожин. - Когда прошлой осенью изменилась экономическая обстановка в стране и мире, и компании начали резать бюджеты, и первым делом - бюджеты на маркетинг и обучение. Все мероприятия живут за счет статьи расходов на маркетинг: от своих партнеров, экспонентов, спонсоров, соорганизаторов. Что же касается самих участников, 60-70% из них отправлялись на мероприятия за счет своих работодателей, и эти расходы тоже были урезаны. В результате исчезли основные источники дохода, и все игроки на рынке, которые хотят продолжать что-то делать - инвестируют в свой бизнес сами».

Другие опрошенные нами игроки рынка катастрофических последствий турбулентности экономики не замечают. По словам Бориса Омельницкого, кризис не повлиял на eTarget 2009 (прошедшей весной) негативно - все те, кто интересуется интернет-маркетингом, посетили мероприятие. Хотя интересы участников несколько изменились: кризис заставил сфокусироваться на оценке эффективности рекламных кампаний.

Изменился и состав участников (правда, не в кризис, а вообще). «За время существования конференции ее аудитория несколько изменилась: если раньше отношение игроков и рекламодателей было приблизительно 50/50, то на последних мероприятиях мы наблюдаем подавляющее большинство именно представителей бизнеса – потребителей рынка интернет-рекламы», - говорит Борис Омельницкий.

РОЦИТ'у тоже не до мыслей о кризисе: организация только-только перевела дух после летнего Интернет-марафона. «Интернет-марафон был придуман в 2006 году как продолжение РИФ: первые два года мы просто ездили по городам и рассказывали, что это за штука такая - Интернет. Сейчас ситуация изменилась, все уже знают, что такое Сеть, и мы проводим конкретные мастер-классы, платные или бесплатные, в зависимости от региональных партнеров. В этом году, например, мероприятие в Перми было камерным (человек на 200), а в Воронеже - спасибо местным организаторам - участников было на 40% больше, чем на СПИК в Петербурге, и очередь за бейджами тянулась на 200 метров. А в 2010 мы хотим немного изменить концепцию, и запустить "Марафон" ещё до весеннего РИФ, в феврале, так как летом мало кто хочет работать - все торчат на дачах и огородах», - рассказал Сергей Гребенников (РОЦИТ).

Отдышавшись после марафона, РОЦИТ работает дальше: впереди осенние мероприятия, которые накладываются друг на друга - RIW 2009 и Премии Рунета, на ходу придумывая сюпризы и меняя концепции. Сергей Гребенников говорит: «В прошлом году Премию Рунета ругали, и было принято решение все поменять. Я гулял по Венеции и придумал: нужно сделать из мероприятия целое журналистское расследование, с документальной историей, предысторией, кульминацией, похожей на "Оскар", на сцене». Ради «Оскара» организаторы решили пожертвовать ставшим традиционным и многим не нравившимся концертом с участием звезд эстрады.

Изменится и Russian Internet Week: мероприятие меняет площадку (с «Крокуса» с картонными стенами и плохо звукоизоляцией на Экспоцентр), отделяется от «Инфокома». «Российская неделя Интернета нравится мне тем, что её программа делится на блоки. Как правило, участникам удобно приходить и слушать информацию по одной теме, не бегая из зала в зал», - заявил Гребенников.

Ещё одно осеннее мероприятие – Highload++ - тоже не замечает кризиса, по словам её организатора.

«В этом году у нас 7 англоязычных докладов, одна открытая встреча, в 19:00 12 октября мы откроем двери для всех желающих - во втором зале будет проходить встреча с Тимом Бунсом, разработчиком модуля DBI, одной из культовых фигур мира языка Perl. И аудитория растет. В этом году, например, очевидно, что всех желающих вместить HighLoad++ уже не сможет, и те, кто не поторопятся, просто не смогут попасть на конференцию. Я, если честно, удивлен этому обстоятельству, у нас ведь вроде как кризис. Аудитория, не только растет, но и меняется: доклады становятся глубже, исследования интереснее и серьезнее. То же самое и с участниками - аудитория профессионально развивается», - радуется Олег Бунин.

Про онлайн

Греющие сердца офисных работников выражения «фриланс», «дауншифтинг», «гибкий график», «удаленка» и «с ноутом под пальмой» вошли в обиход задолго до кризиса. Финансовые сложности, к счастью или несчастью, заставили многих работодателей задуматься об экономии бюджетов на скрепки и воду в кулере рабочие места – и все большее количество людей работает удаленно, из под пальмы или квартиры родителей в подмосковном городе. Так может, и IT-мероприятиям стоит заработать в удаленном режиме, окончательно перебравшись в онлайн? Тем более, что такие идеи давно витают в воздухе.

Однозначного ответа нет. «Новые форматы позволяют дополнить существующие, но не заменить их. В живых выступлениях, на круглых столах всегда есть возможность задать вопрос, либо непосредственно в зале проведения мероприятия, либо в кулуарах. Онлайн же лишен живого общения, но пренебрегать им тоже не стоит, это ценный инструмент для донесения уникальной информации более широкой аудитории. К примеру, по окончании eTarget мы размещаем все образовательные материалы на сайте, благодаря чему жители других регионов могут ознакомиться с ними.

На старте подобного мероприятия необходимо понять, для кого и что именно пытаетесь сделать. Если речь идет о презентации нового продукта, то онлайна вполне достаточно. В случае персональной консультации, живого общения или групповой дискуссии лучше воспользоваться привычным форматом — онлайн не позволит передать ни эмоциональной, ни событийной составляющей этой дискуссии, поскольку на живое общение здесь накладываются рамки формата — интерфейса, экрана или текстовой строки», - говорит Борис Омельницкий.

Павел Рогожин считает, что онлайн-формат удобен для пользователей, но лишь в сочетании с традициями. «Онлайн-трансляции интересны тем, кто не может себе позволить придти на платное мероприятие, оплатив участие из собственного кармана. По нашему опыту я могу судить, что иногда количество зрителей, смотревших трансляцию, было больше, чем людей в зале (причем раза в 2-3).

Однако чисто онлайновый формат по своей природе вряд ли возможен: в любом случае спикеры должны где-то собраться, кроме того, существует кулуарная действительность, общение на площадке, где происходит съемка.

Будущее у интернет-конференций скорее есть. Это становится все более популярно - особенно, с учетом того, что люди из регионов зачастую не могут приехать в Москву или Питер. Другое дело, что популярны они будут скорее всего в качестве специализированных мероприятий/вебинаров для профессионалов. И это, на мой взгляд, правильная тенденция. А вот насколько быстро это все будет развиваться, прогнозировать не возьмусь, потому что основные деньги все-таки зарабатываются на офлайне, а онлайн у нас не привыкли покупать», - резюмировал Рогожин.

Розовым очкам - не разбиться о быт

Хорошо, онлайн нас ждет в светлом будущем, а на дворе – сегодняшний день. Но если ты по-прежнему, дорогой товарищ, считаешь, что организация конференции – это «раз плюнуть», то давай поговорим о мелочах. О стульях, бейджиках, кофе-брейках и микрофонах, без которых любая твоя задумка не реализуема.

Некоторыми секретами, касающимися «бытовухи», поделился Олег Бунин. Мало кто из новичков знает, что количество заказанной еды должно быть на 10-15% больше, чем участников конференции. Или, что в Москве в воскресенье в 11 часов вечера можно арендовать 100 стульев - и их привезут и расставят на площадке к семи часам утра. А буквы фамилий около стойки регистрации надо вешать на потолке, иначе их не видно из-за очереди. А самая долгая операция из подготовки раздаточного материала - это всовывание бейджей в пластиковые кармашки. На это обычно уходит 6-8 человеко-часов. Но и это ещё не все: оказывается, системные администраторы очень любят вложенную в раздаточный материал рекламу от спонсоров, а программисты – нет. И все это необходимо помнить.

«Новичкам, которые впервые берутся за организацию, я бы посоветовал снять розовые очки и не думать, что все так просто, - объясняет Сергей Гребенников. - В организации есть не только площадка и программа, но и куча мелких деталей: каким образом распечатать бейджи, не забыть о том, что нужны таблички на стол, что каждый спикер захочет попить, что у спикера должен быть бейджик докладчика, а не участника (мелочь, но некоторые на это обижаются). В общем, мероприятие должно быть полностью оборудовано. Случаются истории, когда группа организаторов арендует помещение, где вроде бы все было во время первого визита, а потом они приходят перед началом, и оказывается, что все закрыто. Почему? Да просто забывают договориться».

Кстати, программа мероприятия важна не только на уровне концепции: по словам Гребенникова, случаются истории, когда кто-то из партнеров не хочет видеть своих коллег по бизнесу на мероприятии. «В результате переговоров все, конечно же, решалось, потому что все мы взрослые люди и понимаем, что рынок один, и строить его нужно вместе. Важно знать рынок: если ты понимаешь, что у тебя есть секция по электронной торговле, ты обязан понимать, к кому тебе обратиться, кто на этом рынке вообще крутится и варится. А если сесть и начать искать в поисковиках, это может закончится плачевно», - резюмирует он.

Борис Омельницкий тоже отмечает, что четко поставленные цели и исполнение их в конечной программе – на первом месте: «Безусловно, «бытовые» моменты или вопросы логистики очень важны при проведении мероприятия такого масштаба, но следует понимать, что первична все-таки идея: какое послание вы хотите донести? Уникально ли оно? Для какой целевой аудитории предназначено? Что касается организационных вопросов, мы имеем опыт проведения пяти предыдущих конференций, благодаря которому мы можем на самом раннем этапе учесть все текущие вопросы и в процессе подготовки отладить всю работу вплоть до мелочей, будь то работа с подрядчиками или наличие бейджей для участников».

Тем не менее, судя по неоднократному повторению слова «бейдж», эти странные картонки с именами на веревочках, с которыми так любит играть мой кот – едва ли не самое главное. Просто об этом говорят вскользь, прикрываясь словами «масштаб» и «идея».

# # # #

Напоследок - о тебе, дорогой товарищ об аудитории. «IT-тусовка требовательная, но по-своему. Они никогда не скажут в глаза, что их что-то не устраивает, но пойдут в онлайн и напишут об этом. Некоторые слишком критичны, иногда даже пишут неправду. Или пишут только плохое», - признался Сергей Гребенников.

И я, честно признавшись и густо краснея, склонна с ним согласиться. Потому что сама плавала и понимаю, что это: знать, как правильно воспитывать чужих детей, играть в футбол, управлять государством, а ещё говорить, что больше ни ногой, одни и те же темы, и казалось бы, чего проще – взять и сделать хорошо.

Другие интервью